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Come creare presentazioni Powerpoint professionali

Powerpoint Microsoft PowerPoint è il programma diventato lo standard nelle aziende di tutto il mondo per creare presentazioni di prodotti o di progetti tramite diapositive.
In ambito lavorativo viene usato in tutte le tipologie di imprese, da figure professionali di alto livello, da dipendenti in uffici commerciali, da Project Managers, da responsabili di prodotti, da impiegati nel marketing, nelle vendite e nella pubblicità, da consulenti aziendali e cosi via.
In ambito scolastico e, soprattutto universitario è diventato lo strumento per scrivere tesine illustrate e per presentare lavori di gruppo.
La chiave del suo successo è nella semplicità di utilizzo, nella potenza grafica e nel poter sintetizzare in modo elegante e professionale, i punti chiave di un lavoro di qualsiasi natura.
Se siamo alle prime armi con PowerPoint e vogliamo creare la nostra prima presentazione dall'aspetto professionale e curato, in questa guida vi mostreremo tutti i trucchi che usano gli esperti per creare presentazioni PowerPoint professionali, così da non sfigurare al lavoro, a scuola o all'università.

Come creare presentazioni professionali

Tutti sappiamo che PowerPoint è parte integrante della suite Microsoft Office, quindi non è disponibile come strumento gratuito (dovremo pagare l'abbonamento mensile, annuale o la licenza d'uso perpetua).
Se non abbiamo ancora una copia di Office installata sul nostro computer, vi rimandiamo alla lettura della nostra guida Scarica Office 2019 per Windows 10 e Mac; se cerchiamo invece i metodi con cui scaricare Office gratis, è sufficiente leggere i suggerimenti del nostro articolo Tutti i modi per usare e scaricare Office gratis.

Non utilizziamo i modelli predefiniti

Dalla qualità della presentazione potrebbe dipendere il successo di una proposta commerciale, di una lezione, di una relazione o la soddisfazione del cliente per un progetto o un prodotto. Per questo motivo non utilizziamo mai i modelli predefiniti presenti nella schermata d'avvio del programma.
Modelli presentazioni

Essi vengono utilizzati da quasi tutti gli altri utenti e il rischio di essere banali e ripetitivi è molto alto.
Piuttosto creiamo una nuova presentazione da zero (personalizzato ogni diapositiva) o, se non abbiamo molto tempo, utilizziamo uno degli altri temi disponibili online e accessibili direttamente dalla schermata d'avvio di PowerPoint: non dovremo far altro che premere in alto sulla scritta Presentazioni o inserire nella barra di ricerca una parola o una frase che permettano di ricavare il tema giusto.
Presentazioni

In alternativa possiamo anche leggere la nostra guida sui Migliori siti con Modelli Powerpoint gratis da scaricare e utilizzare per ogni progetto un modello o tema diverso.

Evidenziamo cosa è più importante

Una diapositiva piena di scritte o disegni è difficile da comprendere e poco professionale. Quando esprimiamo un concetto o una frase importante, meglio lasciarla al centro della diapositiva con un font sufficientemente grande da poter essere letta con facilità.
Diapositiva semplice

Il troppo stroppia, quindi meglio inserire meno informazioni in ogni diapositiva, così da mantenere sempre il focus su ciò che vogliamo comunicare.

Utilizziamo i grafici riassuntivi

Sempre in tema di presentazioni semplici e facili da leggere, conviene creare sulla prima diapositiva o nell'ultima un grafico riassuntivo, in cui inserire tutti i punti che vogliamo riassumere o che andremo a trattare.
Per aggiungere dei grafici eleganti e professionali ad una diapositiva vuota è sufficiente premere sul tasto Inserisce un elemento grafico SmartArt al centro della diapositiva (dovrebbe apparire come icona in trasparenza) e scegliamo il grafico più adatto a riassumere tutti i concetti espressi o da esprimere.
SmartArt

Abbinato ad un buon tema vi permetterà di fare una grande figura durante la presentazione, mostrando subito quali sono le vostre idee e come volete svilupparle.

Utilizziamo i grafici classici

Se nella presentazione dobbiamo inserire anche dei valori numerici, conviene utilizzare sempre un grafico tradizionale, da piazzare in una diapositiva dedicata premendo sul tasto Inserisci grafico (presente come pulsante in trasparenza).
Grafico PowerPoint

Ovviamente i dati dovranno essere elaborati su una tabella per poter essere efficaci; a tale scopo conviene creare il grafico e la relativa tabella su Microsoft Excel quindi importarla sulla diapositiva di PowerPoint con un semplice trascinamento (o copia e incolla). Per creare questi elementi su Excel vi invitiamo a leggere i nostri articoli su come creare grafici su Excel e, sopratutto, come aggiungere grafici su PowerPoint

Utilizziamo immagini, video, link e icone

Per creare una presentazione PowerPoint davvero spettacolare cerchiamo di inserire anche un'immagine o un video coerente con il contenuto che proponiamo: non dobbiamo per forza utilizzarla come sfondo della diapositiva, ma andrà utilizzata come copertina, come intermezzo o come stacco tra due argomenti diversi.
Per inserire velocemente le immagini o i video utilizzando i tasti Immagini, Immagini online e Inserisci video, presenti come icone trasparenti al centro della nuova diapositiva.
Media PowerPoint

LEGGI ANCHE: Come aggiungere immagini e video su PowerPoint

Se invece volessimo inserire un link ipertestuale selezioniamo la parola o il punto in cui piazzare il link, apriamo il menu Inserisci e premiamo sull'icona Collegamento.

Altri consigli utili per realizzare PowerPoint professionali

Oltre ai consigli esposti finora possiamo realizzare delle presentazioni PowerPoint davvero accattivanti e professionali seguendo i consigli qui in basso:
  • La dimensione del carattere dovrebbe essere leggibile: facciamo diverse prove prima di scegliere quella giusta.
  • Inseriamo sempre una diapositiva di copertina e una di fine, così come indicato nei precedenti capitoli.
  • Facciamo attenzione ai tipi di font errati come Times New Roman e Comic Sans: utilizziamo se possibile Arial e Calibri.
  • Non esageriamo con le transizioni animate delle diapositive ed evitiamo in particolare scoppi e transizioni improvvise.
  • Usiamo immagini ad alta risoluzione, così da evitare le foto pixelate o troppo piccole da espandere una volta proiettate con un proiettore.
Seguendo tutti questi consigli realizzeremo delle presentazioni PowerPoint davvero professionali e pronte per essere viste in una importante riunione d'ufficio, assemblea o convegno.

Conclusioni

Realizzare presentazioni Powerpoint professionali non è affatto difficile, ma è richiesta sicuramente un'esperienza maggiore rispetto agli utenti che normalmente utilizzando il computer.
Coloro che devono argomentare e relazionare i contenuti di una presentazione nelle riunioni o davanti un'aula possono stupire il pubblico usando il cellulare, a distanza, via bluetooth, per controllare Powerpoint e la successione delle diapositive.
Per chi lavora in Smart Working, abbiamo anche visto come trasmettere in diretta una presentazione Powerpoint da remoto e come creare presentazioni professionali powerpoint online

Se vogliamo realizzare dei documenti professionali con Word, vi invitiamo a leggere la nostra guida ai 5 consigli tecnici e più pratici per scrivere un documento professionale.
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