Come convertire file in PDF

Office PDF Il formato PDF è ormai lo standard dei documenti digitali, visto che mantiene la formattazione, i grafici e le tabelle su qualsiasi tipo di computer vengano aperti (grazie agli appositi programmi per gestire i PDF; di cui il più famoso è sicuramente Adobe Acrobat Reader). Ma se per lavoro generiamo spesso file con Wold, Excel e PowerPoint, dobbiamo assolutamente avere a portata di mano degli strumenti validi per poter convertire questi file documento in PDF, in maniera rapida, veloce e soprattutto compatibile.
In questa guida abbiamo raccolto quindi tutti i metodi, i tool e i programmi per convertire documenti in PDF; molti di questi metodi sono già integrati all'interno del sistema operativo o della suite Office, ma se vogliamo ottenere risultati professionali dalla conversione possiamo utilizzare anche dei programmi gratuiti specifici per la conversione.

Come convertire documenti in PDF

Per convertire in maniera efficace i file in PDF, vi consigliamo di leggere tutti i capitoli presenti qui in basso, così da poter trovare quello adatto alle esigenze lavorative o casalinghe. Tutti i metodi o i programmi descritti sono gratuiti: non dovremo spendere nemmeno un euro per poter realizzare la conversione dei file in PDF.

Stampante virtuale in Windows 10

Windows 10 permette di "stampare" direttamente in PDF qualsiasi tipo di documento aperto su Office. Per poter sfruttare questa funzionalità è sufficiente premere CTRL+P all'interno del programma di Office in uso (Word, Excel, PowerPoint etc.), quindi selezionare la stampante virtuale chiamata Microsoft Print to PDF.
PDF Windows

Dopo aver selezionato la stampante, facciamo clic in alto sul pulsante Stampa; comparirà una finestra del gestore file, in cui dovremo scegliere la cartella di salvataggio e il nome da dare al file (che verrà salvato in formato PDF). Per ottenere il file vero e proprio non dovremo far altro che premere su Salva, così da generare il PDF del documento aperto in quel momento.

Esporta in PDF su Office 2010 o superiori

Se utilizziamo Office 2010, 2013 o versioni successive possiamo salvare qualsiasi file in PDF senza usare programmi aggiuntivi o senza utilizzare le stampanti virtuali. Per fare ciò non dovremo far altro che aprire o creare il documento all'interno di uno dei programmi di Office, quindi andare nel menu File e scegliere Salva con nome; dalla riga Salva come scegliamo, tra i tanti formati disponibili, il formato PDF. Prima di salvare si può anche scegliere se minimizzare le dimensioni del file PDF (ideale se deve essere inviato via mail o pubblicato su internet) o se tenerlo normale.
PDF Word

In Office 2019 possiamo esportare direttamente in PDF mantenendo la formattazione originale del documento; per fare ciò facciamo clic in alto sul menu File, portiamoci in Esporta e facciamo clic su Crea PDF/XPS. Si aprirà una nuova finestra del gestore file, dove possiamo scegliere il percorso dove salvare il file, il nome dello stesso e il tipo di PDF da creare.
PDF Office

Oltre ai tasti Ottimizza per possiamo personalizzare la creazione dei PDF facendo clic su Opzioni. Per creare il PDF vero e proprio non dovremo far altro che cliccare su Pubblica.

Esporta in PDF su LibreOffice

Utilizziamo la suite gratuita LibreOffice come alternativa a Microsoft Office? Anche in questo caso non dobbiamo installare nulla per poter convertire i documenti Office in PDF. Creiamo il nostro documento con uno dei programmi inclusi nella suite o apriamo i file DOC, XLS o PPT all'interno di LibreOffice, quindi facciamo clic sul pulsante Esporta nel formato PDF presente nella barra in alto (oppure come menu in File -> Esporta come -> Esporta nel formato PDF).
PDF LibreOffice

Si aprirà nuovamente la finestra del gestore file del sistema operativo, dove dovremo solo scegliere il percorso di salvataggio e il nome del file PDF da creare.

Stampanti virtuali PDF

Se abbiamo Windows 7 come sistema operativo, possiamo convertire file DOC, XLS e PPT in PDF utilizzando le stampanti virtuali per creare PDF. Il miglior programma di questo tipo è sicuramente doPDF, disponibile gratuitamente.
doPDF

Questo programma leggero e veloce si installa come se fosse una nuova stampante e si usa in maniera simile a quella integrata in Windows 10: si avvia il processo di stampa sul programma Office (con CTRL+P) e si sceglie doPDF come stampante virtuale, così da creare un file PDF.
Rispetto ai metodi visti finora questo programma permette di personalizzare alcuni aspetti del PDF come le informazioni del documento e la qualità della conversione (per generare file più piccoli): ecco perché possiamo utilizzarlo tranquillamente anche su Windows 10 come alternativa alla stampante integrata e al tool presente all'interno della suite Office.

Per approfondire il discorso vi invitiamo a leggere la nostra guida sulle Migliori stampanti virtuali per creare pdf da documenti e pagine web, gratis per Windows.

Convertire più file Office in PDF

Se abbiamo tanti documenti DOC, Excel e PPT da convertire in PDF tutti insieme, possiamo utilizzare il programma gratuito DocuFreezer, scaricabile liberamente su tutti i PC Windows.
DocuFreezer

Il programma permette di caricare qualsiasi tipo documento generato con Office (e non solo) e di convertire gruppi di file in PDF; per utilizzarlo non dovremo far altro che trascinare i file all'interno dell'interfaccia (o utilizzare il pulsante Add files), scegliere come Output file type il formato PDF e fare clic sul pulsante Start in alto a destra per iniziare la conversione multipla.

Siti per convertire file in PDF

Se non vogliamo utilizzare programmi o il nostro computer aziendale non è autorizzato ad effettuare altre operazioni, possiamo convertire i file in PDF utilizzando uno dei siti online gratuiti pensati per lo scopo, così da poter convertire i documenti direttamente dentro il browser.

Il miglior sito per convertire qualsiasi file in PDF è senza ombra di dubbio PDF24 Tools.
PDF24 Tools

Una volta aperto il sito non dobbiamo far altro che trascinare il file o i file da convertire in esso e procedere con la conversione automatica offerta dal sito; al termine del processo i nuovi file PDF verranno scaricati usando il browser (nella cartella Download di Windows), così da poterli subito utilizzare.

In alternativa possiamo utilizzare il servizio offerto dal sito Smallpdf, da sempre uno dei migliori siti per operare con i PDF.
Smallpdf

Anche in questo caso non dobbiamo far altro che trascinare i documenti o i file da convertire all'interno della finestra del browser e avviare il processo di conversione, che impiegherà pochi secondi per portare a termine il lavoro. Una volta convertiti i file verrà avviato il download tramite il browser, così da avere subito i PDF pronti nella cartella Download del sistema.

Per provare altri siti dedicati alla conversione e alla modifica dei file PDF, vi invitiamo a leggere il nostro articolo Come modificare PDF online gratis.

Conclusioni

Come abbiamo avuto modo di vedere disponiamo di svariati metodi e programmi per convertire file e documenti in PDF, dobbiamo solo scegliere quello più adatto alle nostre esigenze lavorative. Personalmente vi consigliamo di utilizzare la stampante PDF integrata in Windows 10 (che funziona molto bene) o, se abbiamo dei limiti aziendali, il sito PDF24 Tools convertirà i file in PDF con una precisione davvero invidiabile.
Per i documenti generati con Office possiamo anche leggere la nostra guida Come convertire documenti Office in PDF.

Se invece vogliamo effettuare il processo inverso, ossia convertire i PDF in documenti Office, vi invitiamo a leggere la nostra guida ai migliori programmi per convertire PDF in documenti. Se invece necessitiamo di firmare i PDF importanti, vi consigliamo di leggere il nostro articolo su come Firmare PDF e documenti su PC, Mac Android, iPhone, iPad.

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