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Ottenere la firma digitale di un documento elettronico

Firma elettronicaCon computer, smartphone e tablet è possibile oggi firmare in modo digitale un documento ricevuto e inviarlo firmato e completo via email, senza doverlo stampare e senza dover usare penne e fogli. I formati più utilizzati per i documenti da firmare sono i file PDF e DOC/DOCX (Microsoft Word), che vengono spesso offerti con campi modificabili proprio in prossimità del campo firma. Una volta firmato il documento il ricevente può scaricarlo o stamparlo a seconda dell'uso che deve farne.

Se anche noi necessitiamo di firmare dei documenti digitali senza stampare, in questa guida vi mostreremo tutti i metodi per ottenere la firma di un documento elettronico su un PC Windows, su Mac, su dispositivi Android o da iPhone/iPad, mostrandovi solo i migliori programmi e app che è possibile utilizzare gratuitamente. Oltre alle app e ai programmi vi consiglieremo anche dei siti web gratuiti dedicati alla firma digitale, così da poter firmare i documenti senza scaricare nulla utilizzando solo il browser.

LEGGI ANCHE: Firma digitale online per documenti e contratti scritta a mano su PC e cellulari

NOTA: La firma di cui si parla in questo caso è quella elettronica, non digitale. Una firma digitale deve essere sicura e verificata con una chiave di crittografia e va oltre questo articolo. La firma elettronica, invece, può essere semplice o verificata, l'importante è che si possa identificare la persona che la scrive. Ad esempio, se dobbiamo firmare l'adesione a qualcosa o un contratto o un documento da inviare al nostro commercialista o al nostro avvocato, si può mettere la firma elettronica e poi telefonare alla persona per avvertirlo, dando conferma a voce dell'autenticità della firma. Sono ormai molte le aziende che accettano i documenti firmati spediti via posta elettronica piuttosto che costringere le persone a inviarli via fax. In caso di contenzioso, sarà il giudice a stabilire la sua verificabilità. La firma elettronica semplice è comunque sufficiente e perfetta per firmare documenti e fogli di adesione per i quali non è richiesta una procedura di identificazione digitale.

Come firmare documento digitale

Per firmare sui documenti elettronici dovremo utilizzare lo schermo touch del nostro smartphone o tablet, cercando di essere il più possibile precisi. Su PC e Mac evitiamo il più possibile l'uso del mouse, ma affidiamoci ad una tavoletta WACOM con pennino, così da poter firmare agilmente qualsiasi documento PDF o Microsoft Word.

Come firmare documenti su Windows e Mac

Per ottenere la firma di un documento elettronico in formato PDF su Windows e Mac possiamo affidarci all'app di gestione dei PDF per eccellenza, ossia Adobe Acrobat DC.
Firma Adobe
Una volta installato sul nostro PC con Windows 10 o su Mac apriamo il programma, premiamo in alto a sinistra su File -> Apri, selezioniamo il documento PDF da firmare, portiamo il cursore del mouse dentro il campo in cui è necessario apporre la firma, premiamo in alto a destra su Firma documento (icona a forma di penna che scrive), selezioniamo Aggiungi firma e apriamo la scheda Disegna. Ora colleghiamo la tavoletta WACOM in nostro possesso ad una presa USB a piacere e firmiamo; se il PC è usato solo da noi apponiamo il segno di spunta sulla voce Salva firma e premiamo infine su Applica.
D'ora in avanti basterà aprire nuovamente l'opzione Firma documento quando necessario e utilizzare la firma già salvata all'interno del programma sul documento elettronico, senza dover ripetere tutti i passaggi.

Se invece volessimo firmare i documenti in formato DOC o DOCX, vi consigliamo di utilizzare la suite gratuita LibreOffice.
Firma DOC
Dopo averla scaricata apriamola, selezioniamo il programma LibreOffice Writer, premiamo in alto a sinistra su File -> Apri, selezioniamo il documento da firmare, portiamo il cursore del mouse sul campo di firma, premiamo in alto su Inserisci e successivamente su Forma -> Linea -> Curva a mano libera. Ora colleghiamo la tavoletta WACOM e proviamo a firmare: comparirà la nostra firma come se fosse un'onda curva, pronta per essere piazzata sul campo di firma.
In alternativa possiamo sempre aprire il file DOC/DOCX in LibreOffice Writer, premere in alto su Esporta direttamente in PDF e, una volta salvato il documento in formato PDF, modificarlo con Adobe Reader come visto poco fa.

Come firmare documenti su Android e iPhone/iPad

Per firmare un documento elettronico in formato PDF da smartphone o tablet vi consigliamo di utilizzare l'app gratuita Adobe Fill and Sign, disponibile per Android e per iPhone/iPad.
Adobe Fill & Sign
Con quest'app potremo aprire velocemente qualsiasi documento PDF e firmare utilizzando lo schermo touch del nostro dispositivo. Se la firma non viene bene o non siamo precisi come da PC possiamo utilizzare anche la firma già creata sul computer o sul Mac; per procedere in tal senso creiamo un account Adobe da PC, apriamo il programma Adobe Reader DC, premiamo in alto a destra su Accedi, inseriamo le credenziali e procediamo alla creazione della firma come visto nel capitolo precedente. Ora portiamoci nell'app Adobe Fill and Sign ed effettuiamo l'accesso all'account quando richiesto, così da poter applicare anche da mobile la firma precisa ottenuta con la tavoletta WACOM e salvata nel sistema cloud di Adobe.

Se necessitiamo di firmare dei documenti in formato DOC o DOCX possiamo scaricare l'app Microsoft Word, disponibile gratuitamente per Android e per iPhone/iPad.
Microsoft Word
Una volta aperta l'app non dobbiamo far altro che premere in basso a destra sul simbolo Apri, pigiare sulla voce Questo dispositivo, aprire il documento di testo da firmare e, una volta dentro l'editor, premere in alto sul simbolo della matita, portare il cursore di scrittura sul campo da firmare, premere in basso sull'icona a forma di punta di freccia rivolta verso l'alto, premere sulla voce Home, selezionare Disegno e infine Disegna con il mouse o tocco, così da poter dar vita alla nostra firma in digitale.

Come firmare documenti online

Non vogliamo scaricare nulla sul nostro computer o disponiamo di un account utente limitato? Possiamo utilizzare un sito web come smallPDF per firmare i documenti in formato PDF.
smallPDF
Una volta dentro il sito premiamo sul tasto Scegli file e carichiamo il documento (o trasciniamo il PDF direttamente dentro la finestra del browser), premiamo di lato su Crea firma, disegniamo la nostra firma utilizzando la tavoletta WACOM e premiamo infine su Crea firma. Dopo aver creato la firma trasciniamola nel campo in cui è richiesta (così da aggiungerla al documento PDF), premiamo in alto su Termina e firma e scarichiamo il nuovo PDF firmato.

Se invece vogliamo firmare un documento DOC o DOCX online, possiamo affidarci al sito DigiSigner.
DigiSigner
Su questo sito possiamo trascinare sia documenti Word sia documenti PDF e, una volta caricati, potremo aggiungere la firma premendo di lato su My signature, posizionando il cursore sul campo di firma, aprendo il menu Draw e utilizzando la tavoletta WACOM per firmare il documento. Al termine premiamo su Sign, poi su Done e infine scarichiamo il nuovo documento firmato direttamente dal browser.

Su qualsiasi dispositivo, si può invece ottenere la firma digitale di un documento usando il sito SignRequest, completamente gratis per firmare 10 documenti al mese.
Le persone a cui si richiede la firma non devono accedere al sito o creare un account, ma possono semplicemente aprire e firmare il documento. A chi la richiede, sarà notificata l'avvenuta firma degli altri ed anche se questi hanno scaricato il documento.
Per chiedere la firma di un documento usando SignRequest, aprire il sito e accedere con account Google. Nell'interfaccia principale è possibile caricare i documenti di tipo PDF, JPG o altri formati. Specificare quindi i contatti di posta elettronica a cui si desidera inviare questi documenti per ottenere la firma. Premere il pulsante per preparare il documento e selezionare l'area dove devono essere messe le firme. Una volta specificato le parti del foglio dove deve essere scritta la firma, inviarlo con una mail di richiesta. I contatti che ricevono il documento possono aprire il link allegato all'email, aprirlo dentro il sito SignRequest e poi inserire la firma elettronica. Chi ha inviato i documenti non dovrà fare altro che aprire il sito SignRequest e scaricare il file firmato.

Conclusioni

Per firmare i documenti è fortemente raccomandato l'uso della tavoletta WACOM, visto che solo così potremo replicare una firma elettronica fedele alla nostra firma cartacea; usando invece il touch di smartphone e tablet o il mouse rischiamo di ottenere delle firme fasulle o poco simili all'originale, rovinando il documento.

Sempre a tema di firme vi invitiamo a leggere le nostre guide Miglior app per firmare documenti da PC e Gmail gratis e Come creare una firma personalizzata sulle Email inviate.
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